Kdy začít plánovat vánoční večírek?
Příprava vánočního večírku je klíčovou součástí firemní kultury, která posiluje týmového ducha a motivaci zaměstnanců. Aby se tato událost stala nezapomenutelnou, je důležité začít s přípravami včas. Sezóna vánočních večírků začíná již od začátku listopadu, vrcholí v prosinci a doznívá mnohdy i koncem ledna ve formě novoročních večírků. Nejlepší čas na zahájení příprav je již v srpnu nebo září. Mnoho oblíbených prostor bývá v předvánočním období rychle obsazeno, a proto je dobré rezervovat místo s dostatečným předstihem. To platí nejen pro lokace, ale také pro catering, zábavný program nebo moderátory, kteří mívají nabitý kalendář.
Proč je včasné plánování důležité?
- Výběr místa: Čím dříve začnete, tím více možností budete mít na výběr. Nejžádanější lokality bývají rezervovány měsíce i roky dopředu na nejlepší vánoční datumy (zpravidla prosincové čtvrtky).
- Program a zábava: Hudebníci, moderátoři i další umělci mají v předvánočním období mnoho vystoupení, proto je lepší je oslovit včas.
- Catering: Kvalitní cateringové služby jsou během sezóny velmi žádané a při včasné objednávce zaručí nejširší nabídku těch nejlepších dodavatelů.
Čím větší skupina, tím dříve je potřeba rezervovat prostor, catering a program. Pokud plánujete vánoční večírek pro 1200 osob, měli byste ho začít řešit nejpozději na začátku kalendářního roku, zatímco pro 20 osob si vystačíte s rezervací koncem léta nebo začátkem podzimu. Mnohdy i někteří z pořadatelů mají pro pravidelné velké akce, jako jsou plesy, konference, sportovních utkání nebo koncerty, nasmlouvané prostory i na několik let dopředu. Tím se pak snižuje dostupnost prostor a rozsáhlá škála termínů.
Velké skupiny (500+ osob)
- Doporučený termín objednání: 10–12 měsíců předem
- Důvod: Velkých prostorů je omezené množství a cateringové firmy, doprovodné programy a technické zajištění (ozvučení, pódium) vyžadují více času.
- Často se pronajímají konferenční centra, haly nebo historické budovy, což je nutné zajistit včas.
Střední skupiny (100–500 osob)
- Doporučený termín objednání: 4-6 měsíců předem
- Důvod: Restaurace s velkou kapacitou a eventová místa mají omezený počet dostupných termínů.
- Oproti větším skupinám je výběr prostor širší, stále je však potřeba ponechat dostatečným časem zajištění cateringu a doladění programu.
Menší skupiny (20–100 osob)
- Doporučený termín objednání: 2-4 měsíce předem
- Důvod: Lze využít běžné restaurace, menší salonky nebo privátní místnosti.
- Prostory, program a catering lze řešit flexibilněji, ale před Vánoci mohou být i menší podniky obsazené.
Jak vám můžeme pomoci?
Naše agentura se specializuje nejen na organizaci firemních akcí, teambuildingů, eventů a vánočních večírků. S našimi zkušenostmi a kontakty zajistíme vše od výběru ideálního místa, přes zábavný program až po prvotřídní catering. Postaráme se o každý detail, aby váš večírek proběhl hladce a bez starostí.
Nečekejte na poslední chvíli. Kontaktujte nás již dnes a společně naplánujeme vánoční večírek, na který budou vaši zaměstnanci dlouho vzpomínat.
